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仪器设备档案管理存在的问题以及解决方案

从事过实验室管理的都知道,实验室仪器仪器设备繁杂并且数量极多,要管理得井井有条不是一件简单的事。而其中,对仪器设备的档案记录和管理是做好实验室仪器管理非常重要的一条。因为仪器设备档案管理是一个动态、持续的过程,如仪器设备入库出库、借用等会不断的被记录档案。而仪器设备档案还包括仪器设备采购、验收、使用、维护、维修等环节形成的文件材料,能够准确地、完整的反映仪器设备从采购到最后报废整个过程的状态信息。那么,仪器设备档案包含什么内容,会产生什么问题以及又有什么方案和对策呢?下面,为乐小编给大家简单梳理下。


实验室管理


一、档案需要记录哪些内容

一般来说,仪器设备档案的记录应至少应该包括这7个内容:

1、制造商名称、型号、出厂编号;

2、对设备是否进行了规范的核查,以及核查时间人员地点等;

3、仪器设备存放的位置;

4、制造商的说明书,或指明说明书存放的地点;

5、所有检定/校准、核查报告和证书;

6、设备维护计划以及维护记录;

7、设备的任何损坏、故障、改装或修理记录。


二、档案管理中存在的问题

1、管理制度不完善

有部分检验检测实验室没有根据自身情况,创建有效的仪器设备档案管理制度,明确相关部门以及人员职责,缺乏有效的档案管理监管机制。


2、管理意识不强

主要体现在部分检验检测实验室,虽然制定了相应的档案管理规程,但因对仪器设备档案管理工作的重要性和认识上的不足,导致相关制度形同虚设,造成仪器设备档案工作落实不到位。


3、管理队伍力量薄弱

目前,部分实验室的仪器使用部门都没有设置仪器设备档案管理员。部分实验室虽然设置了仪器设备档案管理员,但由于缺乏档案管理专业知识、对设备档案管理工作不熟悉不精通,导致无法正确、及时地收集、整理和归档仪器设备档案资料。另外,也因为实验室人员流动大,会存在因交接不到位导致档案管理脱节的现象。


4、档案收集问题

仪器设备档案最后一个问题是档案材料收集不全,比如档案材料只收集了仪器设备招标采购及验收相关材料,随后使用过程中形成的检定/校准/核查、期间核查、维护、维修等档案在收集中有不完全或未收入档案的现象。另外,有很多实验室的仪器设备档案管理,还停留在纸质材料的阶段,导致档案在保存和查询都有不方便。


三、档案管理问题解决方案

对于上述备档案管理存在的4个问题,可采取以下解决方案:

1、完善档案管理制度,规范仪器设备管理 

2、提高对档案管理重要性的认识 

3、加强档案管理人员队伍建设

4、建立动态的仪器设备台账 

5、严格档案的借阅制度 

6、推进仪器设备档案数字化管理 


以上就是推荐的关于实验室仪器设备档案管理的问题和解决方案,不知道对大家没有帮助。上面也说过了,现在很多实验室管理还在用着传统的人工管理,这不管是对于档案管理还是整个实验室管理都非常不合理,必须借助专业的实验室管理系统才能事半功倍。为乐信息科技专注实验室管理软件多年,致力于实验室的管理和应用,想了解更多关于实验室管理和仪器预约管理资讯欢迎关注或留言讨论,谢谢!


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